Auf der Suche nach dem perfekten Büro

Hinweise für Auswahl und Einrichtung

Für Ihre Geschäftsgründung benötigen Sie Büroräume. Über Makler oder Anzeigen haben Sie verschiedene Angebote erhalten und müssen sich nun entscheiden. Welche Räume sind am besten geeignet? Da Sie sich meist für längere Zeit binden, sollte hier nicht nur der Mietpreis ausschlaggebend sein. Auch bei der Einrichtung sind einige Dinge zu bedenken. Die folgende Checkliste bietet Anhaltspunkte zur Bewertung der Räume und Hinweise zur Möblierung.

1. Relevantes bei der Wahl der Geschäftsräume


Anbindung/Umgebung/Erreichbarkeit:
Sind die Räume für Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer mit Transporter, PKW oder dem Nahverkehr gut zu erreichen? Gibt es freie Parkplätze, sind diese kostenpflichtig? Auch wenn Sie selbst Ihr Büro zu Fuß oder
mit dem Fahrrad erreichen, bedenken Sie, dass Kunden oder Zulieferer ungern Parkgebühren zahlen. Ist ein Aufzug vorhanden, z.B. auch für den Transport von Einrichtungsgegenständen und den barrierefreien
Zugang? Gibt es Lärmbelästigungen, die z.B. bei häufigen Telefonaten die Verständlichkeit oder die Gesprächsatmosphäre beeinträchtigen können (langfristige Bauarbeiten, Schule/Kindergarten, starker Verkehr)? Wenn solche Störgeräusche zu erwarten sind, achten Sie auf Schallschutzfenster. Gibt es Möglichkeiten für einen Imbiss in der Mittagspause? Die fußläufige Erreichbarkeit von Restaurants mit Mittagsangebot, Imbissstand oder Supermarkt ist auf Dauer nicht zu unterschätzen!

Die Büroräume:
Passen die Büroräume tatsächlich für die von Ihnen vorgesehene Nutzung? Können Sie beispielsweise ein zentrales Sekretariat einrichten, dass von den anderen Büros gut zugänglich ist? Reicht der Platz für die
gewünschte Anzahl von Schreibtischen? Sie sollten vorher auf dem Papier die Räume zur Probe möblieren, um sich böse Überraschungen zu ersparen. Bedenken Sie jedoch dabei, dass Arbeitsplätze, wenn sie nicht ständig benutzt werden, auch z.B. von zwei Mitarbeitern genutzt werden und als Ablagefläche oder für interne Besprechungen dienen können.

Nebenräume und Sonderfunktionen:
Wie viel Platz wird durch Flure und Bewegungsflächen beansprucht? Ist Platz für einen Empfangsbereich, einen Besprechungsraum und eine Pausenecke? Kann man hierfür ggf. noch eine Fläche mit
Trockenbauwänden oder Trennelementen abteilen? Vor allem bei Kundenkontakt im Büro sollten Sie Funktionsüberschneidungen vermeiden: Ein immer aufgeräumter, neutraler Besprechungsbereich ist
empfehlenswert, auch wenn er noch so klein ist! Gibt es Abstellkammern, Lagerfläche oder Kellerräume? – Auch im kleinsten Büro müssen Putzmittel, Kopierpapier und Getränke verstaut werden! Gibt es eine Teeküche? Wenn Ihre Besucher Einblick in die Teeküche haben, muss die Sauberkeit gewährleistet sein. Sind die Toiletten auch für Kunden benutzbar und angenehm?

Klima und Beleuchtung:
In welche Himmelsrichtung weisen die Fensterflächen? Bei direkter Sonneneinstrahlung sollte eine Verschattung vorhanden sein. Wie sind Heizung und ggf. Kühlung ausgelegt? Ist mit großer Hitze im Sommer
zu rechnen oder erweist sich das Gebäude als schlecht gedämmte Heizkostenschleuder? Ist die vorgesehene Beleuchtung ausreichend und für Bildschirmarbeit geeignet? Fehlender Lichteinfall kann zu hohen
Stromkosten führen.

Mitmieter:
Ist mit Synergieeffekten durch bestimmte Geschäftsmodelle zu rechnen? Die Gründung einer Bürogemeinschaft oder die Untermietung in bereits gut ausgestatteten Bürofl ächen kann Kosten sparen und
zur Zusammenarbeit untereinander beitragen. Sowohl die gemeinsame Nutzung von Flächen (wie Besprechungsraum und Teeküche) als auch die Inanspruchnahme von Services (wie Telefonanlage, Internet, Putzfirma etc.) sparen einem Gründer nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Aber Achtung: alle Punkte sollten im Mietvertrag oder anderen Vereinbarungen geregelt sein!

 

2. Vorschriften bei der Büroeinrichtung


Auch für die Möblierung und Ausstattung von Büroräumen und die Einrichtung von Computerarbeitsplätzen gibt es gesetzliche Vorschriften. Zur Anwendung kommen hier u.a. das Arbeitsschutzgesetz, die
Arbeitsstättenrichtlinien und die Bildschirmarbeitsverordnung. Diese sind nicht nur bürokratische Schikane, sondern tragen bei Beachtung zur Praktikabilität und zum Wohlbefinden bei. Es lohnt sich also, sich an
ihnen zu orientieren. Hier einige grundsätzliche Regeln:
- Der Flächenbedarf für einen Bildschirmarbeitsplatz beträgt mindestens 8-10 m².
- Die Tischflächengröße am persönlich zugewiesenen Arbeitsplatz sollte grundsätzlich 160 cm x 80 cm (Mindesttischtiefe 80 cm) nicht unterschreiten.
- Die sogenannten Möbelfunktionsflächen (Öffnungsradius der Möbeltüren, Tiefe der geöffneten Schubladen) sollten zusätzlich zu den Bewegungsflächen freigehalten werden, Schiebetüren und Rollläden sparen
also Platz vor den Schränken und Regalen!
- Als Benutzerflächen bezeichnet man den Platz hinter dem Schreibtisch, dieser sollte am ständigen Arbeitsplatz möglichst 100 cm tief sein – der sogenannte „persönliche Meter“ – , für sonstige Arbeits- und
Besucherplätze reichen 60-80 cm.
- Als Verkehrsweg (zum Schreibtisch oder auch dahinter entlang) sollten 60 cm Breite vorgesehen werden. Zum Öffnen der Fenster oder Bedienen der Heizungsventile sollen 50 cm tiefe „Bedienwege“ vor der Fensterfront freigehalten werden.
- Trotz immer leistungsstärkerer, hellerer Flachbildschirme ist die Aufstellung senkrecht zur Fensterfront die optimale Position.


3. Weitere Hinweise und spezielle Möglichkeiten bei beschränktem Platz


Denken Sie an genügend Regalfläche! Wie bei einer guten Bibliotheksplanung sollten die vorgesehenen Regale zu Beginn noch zu 2/3 leer bleiben! Prüfen Sie vor dem Möbelkauf, ob die Regale tatsächlich Ordnertiefe haben. Das meistverkaufte Regal „Billy“ vom schwedischen Möbelhaus ist z.B. nicht tief genug! Planen Sie auch Lagerfläche für die spätere Archivlagerung ein. Nutzen Sie hierfür die Höhe des Raumes
– es ist ausreichend, wenn ein Archiv mittels einer Trittleiter erreicht werden kann. Für die Aufstellung mehrerer Arbeitsplätze gilt: durch bestimmte gedrehte oder windmühlenartig versetzte Anordnungen kann, auch bei Einhaltung der nötigen Abstandsflächen, Platz gespart werden. Bei der Anordnung von Arbeitsplätzen sollten Sie einfache psychologische Aspekte beachten: Niemand sitzt gern mit dem Rücken zur Tür und es arbeitet sich schöner und kommunikativer, wenn man sich anschauen kann. Sollte der Raum lang und schmal sein, können die Schreibtische auch in einer Linie aufgestellt werden (mit den Schmalseiten aneinander), wobei die Benutzung von zwei Seiten erfolgt. So sitzt man sich nicht direkt gegenüber, kann jedoch immer noch gut kommunizieren.
Steharbeitsplätze (oder Schreibtische, die stark höhenverstellbar sind) mögen wie Luxus erscheinen, sind jedoch eine ergonomisch sehr sinnvolle Ergänzung zur täglichen Sitzhaltung. Ein kleines Pult, das z.B. nur
zum Telefonieren aufgesucht wird, bietet schon eine Möglichkeit.
Grünpflanzen in Büroräumen führen oft ein klägliches Dasein. Daher gilt: Lieber eine groß gewachsene, gesunde Pflanze als ein „Wald“ aus mickrigen Topfblumen. Vorsicht: zur Büroeröffnung werden so gut wie
immer Grünpflanzen verschenkt. Wünschen Sie sich lieber einen Gutschein fürs Gartencenter, so können Sie nachher viel Geld für eine große Pflanze ausgeben. Übrigens: nur schnell wachsende Pflanzen mit großer Blattmasse verbessern messbar das Raumklima!


Fazit: Das perfekte Büro gibt es nicht. Aber wenn Sie sich vor der Entscheidung für Ihre Büroräume und deren Einrichtung mit einigen Fragen auseinander setzen, werden Sie wissen, welche Punkte Ihnen bei
Ihrer Arbeit und für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind und worauf Sie bei der Entscheidung achten wollen. Eine fachliche Beratung und die vorherige Planung durch einen Innenarchitekten, der mit Ihnen
bestimmte Situationen analysiert und die Gestaltung darauf ausrichtet, können ebenfalls hilfreich sein.

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